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儘管近 20 年來人跟人之間的溝通方式與獲取資料的方式有了很大的轉變,唯一沒有改變的是「電子郵件」,現今,我們每天發送約一兆封郵件 ,可見電子郵件仍然是企業與客戶相互溝通的最佳媒介,坊間有許多補習班開授打字的訓練課程,卻沒有開授電子郵件平台或社群媒體如何使用課程,這不是太奇怪了嗎?所以我強烈認為我們應該也需要有教導如何使用電子郵件的方法。

電子郵件的使用我算是「
老前輩」,對於各種與電子郵件的問題我總是可以處理的得心應手,例如:如何使用電子郵件與人溝通?收到電子郵件時,該如何處理?甚至,如何使用電子郵件推廣業務?因此,為了廣大的電子郵件愛用者,我整理出以下 10 條郵件使用規則。


規則1 - 別小看電子郵件 在這個急速發展的高科技時代,電子郵件仍然扮演著舉足輕重的角色,原因有兩個,第一,行動裝置的普及,讓大家隨時隨地都能開啟信箱檢視郵件,也因為如此,我們的工作時間變得非常彈性,讓我們必須同時處理不同的事,這也是為什麼你每天看到1 億封郵件發送的原因,郵件的確扮演了非常重要的位置。

 

規則 2 - 避免過多的情緒符號 不管你有多興奮,請盡量不要在郵件中使用過多的驚嘆號或者表情符號,你可以選擇加入適當的表情符號或驚嘆號表達情緒,但是千萬不要因為太過開心而加入十幾個符號。

 

規則 3 - 避免文法錯誤 別偷懶了,我知道現在Twitter 會自動替用戶加入標點符號,手機也都內建自動校正字的功能,但是在撰寫郵件時,仍須特別注意拼字、表點符號、用字遣詞是否正確合宜。

 

規則 4 - 即時回覆 當收到來信時,必須盡快回覆給對方,這是使用電子郵件作為溝通工具必須遵守的潛規則,若過太久仍未回覆,會讓對方認為你非常失禮與不專業,就算你無法立即回覆,你也得回覆給對方,告知對方你已經收到這封郵件,稍後會再回覆給他,若你連一封回覆通知都沒有發送給對方,那麼不就如同,有人按你家的門鈴,但你卻遲遲不肯回應,而你的訪客可不就吃了閉門羹?

 

規則 5 - 別太沉迷 這個問題猶如收到 3 萬封郵件一樣嚴重,在時代雜誌曾經有一篇由 Google 的Eric Schmidt 撰寫的文章,裡面提到電子郵件的九大準則,提到數位成癮者,這會影響收件人閱讀與回覆郵件的效率,內容如下: 

“你花了多久時間檢視收件匣?下一封需要回覆的郵件是?你又花了多久開啟與檢視早已閱讀過的郵件?或者,你隨時都在想下一封需要閱讀的郵件,這就如重複閱讀郵件一樣-浪費時間。”

 

規則 6 - 點選”刪除” 收件匣中的電子郵件猶如衣櫥中的衣服,若你已經有將近一年沒有穿上某件衣服,代表你必須把它丟掉了,不然他只是占空間,換言之,若你已經有很長一段時間沒有在閱讀某寄件人來信,那麼代表你之後也不會再看他發送的內容,何不選擇把此寄件人刪除呢?若你還不想要刪除,何不將這類型的寄件者分類到同一個群組,之後要刪除的時候,既省時又省力。

 

規則 7 - 選擇”取消訂閱” 若你已經很久沒有閱讀某寄件者發送的信,那麼你可以直接點選取消訂閱。

 

規則 8 - 一兼二顧 一邊清理收件匣,一邊聽 TED 演講是個不錯的選擇。

 

規則 9 - 適時標籤與分類 雖然收件匣的容量非常大,可以讓你儲存許多封郵件,但是如Schmidt 的建議:「當你還未完成或沒有時間閱讀某封郵件,可以適時利用標籤功能,將未完成或未閱讀的郵件標示為代辦選項」,這樣才方便你日後追蹤,只要勾選檢視「代辦郵件」,即可清楚看到需要完成的郵件。

 

規則 10 - 回覆內容言簡意賅 雖然我們在規則4談到,要即時回覆寄件者來信,但這並不代表你要花大量時間回覆,收件人希望看到的不是一篇冗長的論文,郵件內容請盡量簡明扼要,讓收件人能清楚得知此封郵件的重點。
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