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根據調查統計，每日有將近 1087 億封郵件發送，每年約花費 40 工時處理郵件超載問題，郵件超載對工作的效率及品質造成非常嚴重的影響。
此篇文章會提供如何管理郵件超載問題，進而提升工作效能。
三個常犯錯誤
不需要檢視每封郵件，部分職員對收到郵件需要立刻回覆感到壓力，尤其是在講求速度的工作環境，如：科技產業、新興媒體、創業公司，其實根本不需如此，這只會帶來許多問題罷了。
第一點，瀏覽所有郵件這只會令你分心，打亂代辦事項的次序，第二點，只要收到郵件，就會立刻開啟檢視，代表這會直接影響處理事情的效能，第三點，別對你的同事或客戶抱持太大期望，因為「期望越高，失望越大」，不小心扯遠了，簡單來說，不是每個人在收到郵件後就會立刻回覆，所以別在要求他們需要立即回覆了！
第一點，瀏覽所有郵件這只會令你分心，打亂代辦事項的次序，第二點，只要收到郵件，就會立刻開啟檢視，代表這會直接影響處理事情的效能，第三點，別對你的同事或客戶抱持太大期望，因為「期望越高，失望越大」，不小心扯遠了，簡單來說，不是每個人在收到郵件後就會立刻回覆，所以別在要求他們需要立即回覆了！
兩項建議
若是你的工作環境非常著重郵件回覆速度，或者，你需要時常確認信箱是否收到某未寄件者的郵件，那麼你一定得做好時間管理。
第一點，於電腦或手機設置郵件提示通知，我自己比較喜歡手機提示，因為我的電腦螢幕總是被各種視窗塞得水洩不通，就算有郵件通知，也可能會被淹沒在滿滿的視窗中，使用手機，不僅可以清楚看到郵件通知，還能夠選擇忽略或稍後檢視，讓你有更多時間回覆較緊急的郵件。
若寄件方希望能盡快收到回覆，但是你無法立刻處理，那麼你可以先簡短回覆，示意他們你已經看到郵件，會盡快處理他們的問題，如此，你也不需要放下手邊的事情，改處理這封郵件，或者，使用如 Wrike 的專案管理工具紀錄，避免遺漏，再者，也可以善加利用便條紙、記事本、清單工具紀錄那些郵件還未處理，當瀏覽完郵件，若郵件需要再提交其他部門處理，可以記錄在行事曆中，方便日後追尋進度。
收到郵件需要立刻處理也令人感到壓力，別再這樣要求自己，因為總是會有需多突發狀況，導致無法讓你立刻處理，所以，還是建議你將待辦事項紀錄在專案管理系統中。
第一點，於電腦或手機設置郵件提示通知，我自己比較喜歡手機提示，因為我的電腦螢幕總是被各種視窗塞得水洩不通，就算有郵件通知，也可能會被淹沒在滿滿的視窗中，使用手機，不僅可以清楚看到郵件通知，還能夠選擇忽略或稍後檢視，讓你有更多時間回覆較緊急的郵件。
若寄件方希望能盡快收到回覆，但是你無法立刻處理，那麼你可以先簡短回覆，示意他們你已經看到郵件，會盡快處理他們的問題，如此，你也不需要放下手邊的事情，改處理這封郵件，或者，使用如 Wrike 的專案管理工具紀錄，避免遺漏，再者，也可以善加利用便條紙、記事本、清單工具紀錄那些郵件還未處理，當瀏覽完郵件，若郵件需要再提交其他部門處理，可以記錄在行事曆中，方便日後追尋進度。
收到郵件需要立刻處理也令人感到壓力，別再這樣要求自己，因為總是會有需多突發狀況，導致無法讓你立刻處理，所以，還是建議你將待辦事項紀錄在專案管理系統中。
善加利用自動回覆
自動回覆只要在早上6:00 ~ 下午2:00 收到郵件後就會觸發，告訴寄件人你將會在下午 2:00 ~ 4:00 檢視郵件（可以自行調整適合的時間），並告訴他們若是有任何緊急事件，可以透過特定電話，或者其他管道聯絡你，最後，也可以告訴他們，這樣做是為了妥善管理時間，提升的工作效能，如此，寄件者得知你已經成功收到郵件，會盡快處理，而你也不會因為排山倒海的郵件而影響工作效率，這樣可說是一舉兩得啊！
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